En muchas comunidades existe un gran desorden en el registro correspondiente a ingresos y egresos, lo que es serio considerando que debe existir un manejo adecuado y transparente de los dineros pertenecientes a todos los copropietarios.

Este tema tan sensible fue abordado en uno de las ediciones de Revista CGAI por Rafael Merino Urquiola, Contador Público y Auditor de la Universidad de Santiago de Chile, Administrador de Comunidades y socio Director de CGAI Chile.

En un interesante artículo de su autoría, señaló que en la gran mayoría de los condominios “existe un desorden muy grande en el registro que corresponde a los ingresos y egresos. No existen conciliaciones bancarias y los pagos no cuentan con la documentación (boleta o factura) que respalde ese gasto”. Explicó que ello se debe a que “las comunidades, por ser entidades sin fines de lucro, no están obligadas a llevar contabilidad y, por lo tanto, no deben cumplir con ciertas normativas legales que se le exigen al resto de las empresas, como podría ser la documentación de respaldo que sustente tanto los ingresos de dinero como las salidas de este. Por otro lado, nos encontramos con Comités que tampoco fiscalizan a sus administradores y les exigen un balance”.

El profesional sostuvo que las comunidades deben presentar un Estado de Resultados o, si prefieren, un estado de los ingresos y gastos, cuya utilidad debería corresponder al aumento del Fondo de Reserva (suponiendo que no hemos hecho uso de este en algún desembolso). De esta manera, se puede lograr el necesario manejo y transparencia de los recursos, que permiten el funcionamiento de la comunidad y que provienen de los copropietarios. Añadió que la gran mayoría de los administradores contrata a una persona, supuestamente con experiencia contable, para realizar este tipo de trabajo y que no siempre supervisan su labor, ya que se dedican a otras tareas propias del funcionamiento diario de la comunidad.

¿Cómo realizar un adecuado manejo de los dineros de un condominio?

A continuación, destacamos las recomendaciones para solucionar este problema, entregadas por Rafael Merino Urquiola en su artículo de Revista CGAI.

1.La comunidad debe tener una cuenta corriente por donde pase el 100% de los pagos de Gastos Comunes y la totalidad de los pagos a proveedores, personal, empresas de servicio, etc. Para esto, se debe prohibir recibir pagos en efectivo de parte de los residentes; todos deben ser por transferencia. En los casos en que existan personas adultas que no tengan cómo hacerlo, el ideal es que un residente de buena voluntad le reciba el pago y haga en su nombre la transferencia a la comunidad.

2.Lo segundo es contar con alguna plataforma de administración de comunidades que permita al administrador realizar una conciliación entre lo que se señala en la cartola bancaria y lo que muestra la libreta banco del sistema.

3.También es útil vaciar la cartola bancaria a una planilla Excel y en cada abono o cargo de la cartola poner en una columna el número del comprobante de ingreso o egreso según corresponda, la unidad y a qué periodo corresponde. Esto permite de forma rápida ver qué movimientos están pendientes en la cartola y por qué están sin identificar (en el caso que lo estén). El registro en la planilla Excel después de un par de meses permite identificar en forma rápida aquellos pagos de Gastos Comunes, que no han sido informados vía mail por el residente, ya que basta copiar la parte donde sale la glosa o concepto de la transferencia y buscarla en alguna fila de la planilla.

4.El cuarto paso es realizar la conciliación bancaria. El ideal es que la haga el administrador o que la revise en el caso en que esta haya sido realizada por su personal. La conciliación debe ser hecha al día en que se cierra el ingreso de los pagos de los gastos comunes. Si toda la información de la cartola está ingresada en el sistema, tanto abonos como cargos, la conciliación se debería determinar tomando el saldo de la libreta banco del sistema, sumar los cheques girados y no cobrados (en el caso que existan) y dicha suma compararla con el saldo de la cartola al día de cierre. La diferencia debería ser cero.

Te invitamos a leer en totalidad el articulo de Rafael Merino Urquiola en las páginas 4 y 5 de la siguiente edición de Revista CGAI en: https://bit.ly/34gKuKX