Hemos venido observando en el correr de este año por medios de prensa y por otros canales de comunicación, ofertas y propuestas sobre auditorías dirigidas a auscultar las administraciones de  comunidades.

La ley nº 19.537, en su artículo 23 inciso 3º, entrega al Comité de Administración la responsabilidad de solicitar al administrador rendiciones de cuentas, con la periodicidad que el Comité determine.

Este acto es de gran importancia, pues el resultado de recibir y analizar las cuentas, que da el administrador, darán por resultado una certificación tácita del estado de las finanzas de la comunidad y de la calidad de su manejo.

Pero serán los integrantes de un Comité de Administración los más apropiados,  si alguno o todos ellos, no tienen una formación contable que sustente la consistencia de la información entregada por el Administrador. Y otro punto acá. Los miembros de los comités se comprometen frente a toda la comunidad, con su idoneidad moral, pues éstos firmarán aprobada o rechazada la cuenta ya mencionada.

Por lo cual, como se dijo en el primer párrafo, los Comités de Administración han comenzado a pensar en contratar servicios de auditorías externos, para que revisen y respalden los resultados financieros de cada ejercicio y así presentarlos a la comunidad como un informe independiente de las partes involucradas en el proceso

Cómo seleccionar a un auditor o empresa auditora

Lo común, es que se trate el tema en una reunión de Comité de Administración y se evalúen las distintas posibilidades, también el tiempo que se quiere auditar y el dinero que se quiera gastar en ello.

Una vez que el comité ha decidido contratar los servicios de una empresa auditora, debería comenzar el proceso de selección de una empresa reconocida y que tuviera cierta presencia en el mercado, es decir que lleve años auditando comunidades, que sus integrantes tengan formación profesional como contadores o contadores auditores.

Detengámonos un momento y pensemos en esto. Primero los comités pudieran confundir la manera de como se pudieran tratar la información financiera de la comunidad con la visión contable tradicional, no olvidemos que las comunidades son organizaciones sin fines de lucro, aunque tengan personalidad jurídica (razón social y rut), no es una persona tributaria, lo que es trascendental y hace la diferencia.

Realizar una buena auditoría a una comunidad, es una tarea delicada que no puede ser entregada a cualquiera. Aquí prima el manejo especializado de la información, la acuciosidad del trabajo, la pulcritud en la entrega de los informes de auditoría, las observaciones y comentarios finales. Decimos que es delicada, porque, también pensemos esto, cada comunidad tiene una manera particular o singular de llevar sus finanzas u otras gestiones.

La ley le otorga y les brinda a las comunidades un alto grado de independencia y de autonomía, para determinar la forma en cómo reflejan sus ingresos o egresos, incluso con previo acuerdo por mayoría de los copropietarios y bajo las especificaciones que la misma norma legal las gobierna.

¿Existe una auditoría eficiente?

Dos. Las auditorías tradicionales y las específicas. La primera opera bajo un esquema predefinido, reglamentada por el S.I.I. basándose en la entrega de un informe, el cual es acompañado con un balance el cual no pudiera ser compatible con las comunidades  al no ser  entes tributarios. También se dificulta la comprensión del entendimiento de un balance de ocho columnas, dado que muchos copropietarios no están familiarizados con este tipo de información.

La segunda, es decir, aquella realizada por especialistas de probada trayectoria en auditorías de comunidades, quienes entienden bien varios tópicos al interior de una comunidad, corre con ventaja, ya que el auditor examinará con mayor cuidado aquellos elementos que la experiencia le indican como puntos frecuentes de errores, omisiones o definitivamente problemas, lo que evita perder tiempo en analizar factores irrelevantes, agiliza el proceso de manera ejecutiva, lo resume a lo importante y por sobre todo lo hace más comprensible para los comités y copropietarios.

¿Existen estos profesionales?

Aún no. Se siguen realizando a muchas comunidades auditorías tradicionales. Esta falencia conspira contra los comités, los comuneros y la propia comunidad. Faltan especialistas que se hayan formado con los años como auditores especializados en comunidades y los que hoy ofrecen servicios de auditoría de gestión, no logran aproximarse adecuadamente al conocimiento real y fidedigno de la operatividad financiera de las comunidades y basan sus informes en demostraciones alarmantes de los estados de las comunidades.

Por eso consideramos que nuestra labor como administradores es saber conducir de manera adecuada el proceso, antes, durante y después de una auditoría. Hagamos conciencia en los comités de administración y los auditores profesionales experimentados en este rubro, para que logremos un conceso y un cambio radical en los criterios al momento de seleccionar a un auditor, con el propósito final de obtener un resultado confiable y deje a la comunidad conforme, informada, saneada y así mismo a los miembros de la administración, administrador incluido con la tranquilidad que han sido auditados de manera imparcial